Infostar per GLA Windows & Doors
GESTIONE DOCUMENTALE: CASE HISTORY NEL SETTORE DEGLI INFISSI E SERRAMENTI
PREMESSA
L’ Azienda GLA Windows & Doors, importante riferimento nell’ambito degli infissi, aveva l’esigenza di razionalizzare la gestione documentale e dei processi del suo business e stava valutando l’adozione di un sistema gestionale ma, dopo un brainstorming iniziale, è emerso che le sue esigenze potevano essere soddisfatte probabilmente anche con un’intelligente gestione utilizzando Microsoft Teams.
Scopriamo la soluzione proposta e implementata da Infostar ed i conseguenti benefici del cliente.
L'ESIGENZA
Il cliente GLA aveva l’esigenza di razionalizzare la gestione documentale e dei processi del suo business. Dopo un incontro iniziale è emerso che le sue esigenze erano in linea con un’efficace e attente progettazione dei nostri specialisti Microsoft, utilizzando Microsoft Teams.
È possibile, infatti, associare al concetto di team un nucleo operativo aziendale diverso da un gruppo di persone.
LA SOLUZIONE
Nel caso specifico del cliente, ad ogni team viene associata una commessa, che viene ulteriormente suddivisa in canali per rispecchiare gli ambiti operativi, distinguendo gli aspetti amministrativi e commerciali da quelli tecnici e operativi.
L’organizzazione di ogni team-commessa comprende quindi la conservazione e gestione dei documenti, suddivisi per area operativa con relativi permessi di accesso, ma anche la parte di comunicazione che, per esempio, prevede la possibilità per gli operai di inviare foto relative all’installazione direttamente nella conversazione di Teams.
In ogni team-commessa sono inoltre inseriti alcuni file chiave, tra cui il budget preventivo e i costi reali sostenuti, i materiali da ordinare, le ore lavorate.
I BENEFICI
In questo modo, GLA ha sotto controllo la gestione completa della commessa, in un punto unico, evitando la dispersione tra file nel file server o addirittura nei computer degli impiegati, email sparse, foto inviate via WhatsApp.
Tutti i dati sono inoltre sempre disponibili da qualsiasi dispositivo, anche in mobilità.
Una testimonianza del Cliente:
“Apprezziamo il lavoro svolto da Infostar, che ci è molto utile nelle attività quotidiane, e l’ingegno dei suoi specialisti nello studiare una soluzione veramente adatta a ciò che avevamo chiesto. Grazie”
Cerchi anche tu soluzioni personalizzate per aumentare l’efficienza della tua azienda?
Siamo a tua disposizione per una call o un incontro.